Cómo diseñamos el plan de negocio y el mecanismo de gestión de cuatro museos alojados en edificios patrimoniales: un modelo común de gobernanza, ingresos y sostenibilidad, pensado museo a museo y replicable al conjunto de la red.
Cuatro museos de titularidad pública, ubicados en edificios históricos del corazón monumental de una ciudad patrimonial, custodiaban colecciones de enorme valor. También recibían un importante flujo de visitantes culturales y turísticos. Sin embargo, carecían de un modelo de gestión y de un marco de sostenibilidad que garantizara su operación y orientara la toma de decisiones a corto, medio y largo plazo.
El punto de partida era un conjunto de instituciones con identidad y temáticas propias, pero gestionadas dentro de las restricciones de la administración pública. Eran dependientes del presupuesto, sin una gobernanza clara, sin una vocación comercial definida para sus espacios y sin una estrategia estructurada de captación de fondos.
La complejidad no era menor. El encargo exigía respetar el marco legal de la administración pública y la identidad de cada museo. Además, había que integrar a la diversidad de actores del ecosistema — fundaciones, voluntariados, asociaciones de amigos y organismos sectoriales. Por ello, aprender de un mecanismo anterior que no llegó a implementarse fue clave para no repetir sus errores.
La oportunidad estratégica era convertir ese patrimonio y ese flujo de visitantes en un modelo viable y transparente, fiel a la misión de cada museo y diseñado para poder replicarse en el resto de la red. El objetivo no era un informe más, sino una herramienta operativa para decidir y para sostener.
“Un museo no se sostiene solo por el valor de lo que custodia, sino por el modelo capaz de hacerlo viable sin traicionar su misión.”
Estructuramos el trabajo en fases encadenadas: levantamiento y diagnóstico, mecanismo de gestión y plan de negocio, y socialización. Así avanzamos desde el conocimiento real de cada museo hasta una propuesta accionable, validada en cada paso.
El diagnóstico comenzó con un levantamiento exhaustivo de las estructuras organizativas, los procesos y el marco legal de cada museo. A ello se sumó un estudio de mercado y una matriz de actores para ordenar a todos los implicados y definir sus roles. Una pieza clave fue revisar un mecanismo de gestión diseñado años antes que nunca llegó a implementarse. Comprender por qué fracasó permitió diseñar un modelo realmente viable.
“Aplicar el mismo marco a los cuatro museos permitió gestionarlos como un sistema, sin renunciar a la identidad de cada uno.”
En paralelo realizamos un benchmarking de referentes nacionales e internacionales. Seleccionamos casos de éxito para comparar modelos de gobernanza, fuentes de ingresos, incorporación de tecnología y respuestas del sector a los nuevos desafíos. Cada decisión del modelo se apoyó en evidencia, no en hipótesis.
Sobre esa base desarrollamos el núcleo del proyecto mediante un mismo marco analítico aplicado a los cuatro museos. El análisis abordó la gobernanza, la estructura organizativa, los perfiles profesionales, la programación de actividades, la relación con la comunidad, el concepto de tienda, los acuerdos con terceros, la captación de fondos, la viabilidad económica y los mecanismos de seguimiento. Este enfoque permitió convertir cuatro realidades distintas en un sistema coherente y comparable.
El resultado fue un mecanismo de gestión y un plan de negocio para cada museo, con un nivel de detalle que las instituciones no habían tenido hasta entonces: qué hacer, quién lo hace, cómo se financia y cómo se mide su impacto.
Para cada museo el plan define su gobernanza y su estructura organizativa, los perfiles del personal necesario, el programa de actividades y de vinculación con la comunidad, el concepto comercial de sus espacios —incluida la tienda y los prototipos de memorabilia alineados con cada colección— y los acuerdos institucionales que permiten apoyarse en terceros sin perder el control. Sobre esa base se construyó la dimensión económica: la diversificación de ingresos a través de entradas, alquiler de espacios, tienda, patrocinios y donaciones, y un sistema transparente para captar y manejar esos recursos.
El modelo es escalable y replicable: está pensado para extenderse al resto de la red de museos mediante los ajustes propios de cada institución, e incorpora instrumentos de monitoreo y evaluación, un análisis de la red nacional con su propuesta de mejora y un plan de socialización que asegura la apropiación del modelo por parte de quienes deben implementarlo.
“Un modelo de gestión solo es útil si quien lo implementa lo reconoce como suyo. Por eso lo diseñamos para ser usado, no para ser archivado.”
Más allá de los planes, el proceso dejó a la institución un activo permanente: un diagnóstico riguroso de cada museo, referencias contrastadas y un marco de gobernanza replicable. En definitiva, una metodología para profesionalizar y dar sostenibilidad a toda la red museística a lo largo del tiempo.
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